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失敗しないオンラインセミナー(ウェビナー)のやり方・ポイント

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日刊スポーツ
講師派遣NAVI事務局

目次
  1. 【開催前】オンラインセミナーのやり方
    1. オンラインセミナー開催の目的・目標を明確にする
    2. セミナーの目的・目標に合ったセミナー内容・講師を決める
    3. 講師の手配
    4. オンラインセミナーを配信する会場を選ぶ
    5. 担当スタッフを決める
    6. 司会を決める
    7. 司会の原稿を作成する
    8. 配信システム(ツール)を決める
    9. 配信機材を準備する
    10. セミナーで使う資料を作成する
    11. 参加者へのアンケートを作成する
    12. オンラインセミナー告知と集客を行う
    13. 講師にセミナー内容の情報を共有する
    14. リハーサルを行う
  2. 【開催日当日】オンラインセミナーの当日のやり方
    1. 配信チェックを行う
    2. 講師との段取りの確認
    3. オンラインセミナー参加者対応を行う
  3. 【開催後】オンラインセミナー後にやること
    1. 講師にお礼のメールを送る
    2. 参加者にお礼のメールを送る
    3. アンケート結果を見てのオンラインセミナーの振り返り
  4. まとめ

「オンラインセミナーを社内で企画・開催したいけれど、やり方がわかっていない」
「参加者を多く集めて有料オンラインセミナーを開きたいので失敗できない」
「初めてオンラインセミナーを開催するのでやり方を知りたい」


そのようなご担当者様向けに、オンラインセミナーの準備から開催後のフォローまでのやり方を解説します。

これまで多くのオンラインセミナーのサポートを行っている「講師派遣ナビ」が、失敗しないオンラインセミナーのやり方をお伝えします。

【開催前】オンラインセミナーのやり方

オンラインセミナーを企画・開催するにあたっての「やること」を順番にご説明します。

オンラインセミナー開催の目的・目標を明確にする

最初に、今回企画するオンラインセミナーの開催目的・目標を明確にしましょう。

目的・目標を明確にすることで、テーマがぶれにくくなり、主催者や講師がセミナーで伝えたいことが参加者に伝わり易くなります。

また、主催者側が企業の場合は、セミナー後の営業活動を数値化するためにも目標の明確化が必要です。

  • 目的:〇〇をテーマに△△の現状を分かり易く聴衆に伝える
  • 目標:聴衆動員300名、セミナーによる売り上げを〇〇万円にする

というように、目的や目標を明確にし、できれば数値化しましょう。

セミナーの目的・目標に合ったセミナー内容・講師を決める

セミナーの目的・目標を明確化した後に、それらに沿ってセミナー内容を詳細に決めていきます。下記内容について決めましょう。

  • テーマを何にするか?
  • 講師を誰にするか?
  • どんな人に聴いてもらうか(ターゲットは誰か)?
  • 開催日時は?
  • 有料セミナーにするか、無料セミナーにするか?
  • 定員人数は?

まずは、セミナーの目的・目標に合った「テーマ」を決めます。テーマをもとに講師を決定しても良いですし、テーマと講師を同時に決めても良いでしょう。

ターゲット(参加者)も明確に細かく決めておくと良いでしょう。「老若男女、誰でも参加可能」とするよりも、属性を絞って、

「部下〇人以上を持つ企業のマネージャー」
「40代の〇〇に興味のあるOL」
「子育てに興味のある父親」

など、対象を絞る方が参加者も興味を持ちやすく、集客もしやすいでしょう。また、講師もテーマを絞って話しやすくなります。

有料セミナーにするか、無料セミナーにするかについては、主催者のビジネス戦略によりますので、費用対効果を考えて決めましょう。有料セミナーの場合は、参加費の支払い方法も考えないといけません。

オンラインセミナーでは基本的には定員人数を決めなくても良いですが、システムの都合上500名くらいまでとしているところが多いようです。あらかじめ人数を設定しておいたほうが無難でしょう。

講師の手配

オンラインセミナーの内容が決まったら、テーマに沿って適切な講師を手配しましょう。既に依頼したい講師が決まっている場合は、メールもしくは書面にて出演依頼の旨を伝えます。

講師に講演を依頼する際は、あらかじめ呼びたい講師に優先順位をつけ、優先度の高い講師から順に打診を行っていきましょう。

講師に講演依頼を打診するベストな時期は、ずばり「講演会の3~6ヶ月前」です。

本番の1~2か月前に打診してしまうと、講師の日程が既に埋まっていたり打ち合わせが慌ただしくなったりといったリスクがあるため、ある程度日程に余裕をもってオファーをかけるのがおすすめです。

オンラインセミナーを配信する会場を選ぶ

オンラインセミナーを行う場合、会場については下記が考えられます。

  • スタッフは会社内で配信し、講師は自宅(オフィス)から参加する場合
  • スタッフは会社内で配信し、講師が配信会場に出向いて参加する場合

■スタッフは会社内で配信し、講師は自宅(オフィス)から参加する場合

この場合は、講師・スタッフ・セミナー参加者全員が完全リモート接続可能ですので、講師のアテンドや会場設備(照明、マイク、カメラ)の準備も特に必要ありません。

講師には自身でオンライン環境のセッティングをしていただくことになります。

この方法は、講師も移動する手間がなく、主催者にとっても最も楽な配信方法と言えるでしょう。

■スタッフは会社内で配信し、講師が配信会場に出向いて参加する場合

講師が自宅(オフィス)からの配信を希望せず、主催会社の会議室や貸会議室に出向いて配信するパターンです。

この場合、会議室での会場設備(机、椅子、照明、マイク、カメラ)の準備や、会場での講師の対応などが必要となりますので、スタッフの人数も完全リモートの場合より増えるでしょう。

担当スタッフを決める

オンラインセミナーの担当スタッフを決めます。スタッフ人数は、講師がどの場所から参加するかで変わってきます。

講師がご自身の自宅やオフィス等からオンラインで講演を行う場合、運営側の担当スタッフは以下のように最低2〜3人は必要です。

  • 司会進行役
  • パソコンのホスト操作役
  • サポート役(パソコントラブル、問い合わせ対応等)

一方、講師が自宅やオフィスからではなく会場に出向く場合は、講師のアテンド役のスタッフが1名以上必要になります。

スタッフの人数は、講師が会場に出向くか出向かないかで大きく変わってくるので、講師の参加方法が正式に決まってからスタッフ人数を調整すると良いでしょう。

司会を決める

オンラインセミナーでの司会は、司会進行に慣れていそうなスタッフに担当してもらいましょう。

もし司会をする適任者が見つからない場合は、プロの司会者に依頼することも可能です。

司会はセミナー進行におけるパソコン操作も兼ねる場合も多いので、役割分担を確認しましょう。

司会の原稿を作成する

司会はその場のアドリブで行うのではなく、前もって全て原稿を作成しておくのがベストです。

オンラインセミナーの最初から最後までの全ての原稿(台本)を作成しておくことで、司会によるミスも少なくなり、セミナー自体を成功に導くことも可能です。

原稿内の講師紹介文や講師の肩書などは、間違いのないように事前に講師に確認した方が良いでしょう。

オンラインセミナーの司会原稿(台本)作成については、「初心者向け – 講演会の司会台本の例文と作り方は?司会のコツも紹介」にわかりやすく紹介しています。

配信システム(ツール)を決める

オンラインセミナーでは、主に以下の配信システム(ツール)が使われることが多いです。

  • ZOOM
  • Microsoft Teams
  • Webex

オンラインセミナーでは、講演講師と参加者がコミュニケーションを積極的に行うか、主に講演講師が一方向に話し参加者は視聴に徹するか、コミュニケーションの取り方により用途が違います。

オンラインセミナーでZOOMの使用をお考えの場合は、「オンライン講演ガイド | Zoomウェビナーとミーティングの違いとは」も参考にしてみてください。

また、主催会社のセキュリティ規定によっては、使用しても良い配信ツールが限定されている場合もありますので事前に確認しましょう。

配信機材を準備する

オンラインセミナー当日の配信機材の準備については、当日の配信状況によって大きく変わります。

講師が自宅(オフィス)等で完全リモートのオンラインセミナーの場合は、パソコンの内臓カメラやイヤホンマイクで配信を行って問題ないでしょう。

一方、講師の先生を会場や会社の会議室にお招きする場合や、講師の人数が増える場合は、セミナーの質を高めるために、よりハイスペックな機材があると良いでしょう。

例えば、照明器具、高性能マイク、外付けカメラなどを別途用意して使うことが多いです。

セミナーで使う資料を作成する

多くのセミナーではスライド資料を共有して参加者に見せながら講演を進めます。使う資料は講師が作成することが一般的です。

自社のスタッフが講師も兼ねる場合は、事前にセミナー資料を作成しましょう。

「PowerPoint」「Google Slides」を使って作成すると、参加者に伝わりやすいセミナー資料が作成できます。

また、オンラインセミナー中に画面の背景に表示させる「バーチャル背景」も準備しましょう。バーチャル背景には講師の肩書や会社名、詳細な情報取得のためのQRコードを載せるなどして活用できます。

参加者へのアンケートを作成する

オンラインセミナー後に参加者から感想を聞くためのアンケートです。

オンラインでアンケートを効率的に取るには、「アンケートフォーム」を作成するのをおすすめします。

Googleの「Google Forms」を使うと、素人でもオンラインのアンケートフォームが作成可能です。アンケート内容はスタッフで共有し、回答をリアルタイムで分析できます。

また、Zoomにはセミナー終了後の「アンケート機能」があるので活用してみるとよいでしょう。

オンラインセミナーではリアルなセミナーとは違って参加者の反応がとらえにくいので、アンケートフォームを使って生の声を取る工夫をしましょう。

オンラインセミナー開催後、ポジティブなアンケート結果や感想を講師に伝えると、講師側からも喜んでもらえるケースがとても多いです。

オンラインセミナー告知と集客を行う

オンラインセミナー開催のアナウンスと集客を行います。

チラシを作成して配布したり、自社のホームページで告知をしましょう。チラシを作成して配布する場合は、チラシの内容に間違いがないか講師にも確認してもらいましょう。

同時にセミナー集客のためのオンライン広告も考えてみるのも良いでしょう。

オンラインセミナーを開催したものの、参加者が想定よりも少なくなり慌てないように、少なくとも1ヶ月前からオンライン広告を行うこともおすすめします。

facebook広告やTwitter広告などはオンラインセミナーの集客には適していると思われますので、積極的に取り入れましょう。

また「セミナーズ」や「こくちーず」でも無料でセミナー告知ができますので、利用してみましょう。

講師にセミナー内容の情報を共有する

これまでに決定しているセミナーに関する情報を、あらかじめ講師に共有しておきましょう。

メール等で、セミナーのテーマ、話してほしいこと、当日の会場の段取り、大まかな進行スケジュール、講師紹介文は情報共有を行い、講師と主催者でお互いに不明点を確認しておくと良いでしょう。

リハーサルを行う

オンラインセミナー開催数日前に余裕をもってリハーサルを行いましょう。

  • 配信ツール(ZOOMなど)の使い方の確認
  • カメラ、マイク、照明等の使い方の確認
  • 司会進行やタイムテーブルの確認

司会原稿を読みながらスタッフ間で実際に進行を確かめておくと、意外と気付かなかった抜け漏れも発見できます。

オンラインセミナーでよくある失敗事例
 ●通信状態が良くなくて音がとぎれとぎれになる。
 ●動画の動きがカクカクしてスムーズに再生できない。

リハーサルの段階で通信環境をしっかりと把握しましょう。通信状態でセミナーのクオリティーが左右されますので、事前にしっかり確かめることを強くおすすめします。

【開催日当日】オンラインセミナーの当日のやり方

オンラインセミナー開催日に行うことを説明します。

配信チェックを行う

オンラインセミナー当日は、遅くとも開始1時間前には配信ツールの接続チェックと回線状態のチェックをします。

もし回線状態が悪いときは、別の手段も考えられるようにできるだけ時間に余裕をもって配信チェックを行いましょう。

講師との段取りの確認

同時に講師とも簡単な打ち合わせをセミナー開始の30分〜1時間前には行いましょう。主催者側ができることと講師ができることのすりあわせを行い、全体の流れを確認しておきましょう。

また、講師にセミナー内で話してほしいこと(自社のサービス・商品に触れるなど)を、もう一度講師に伝えておくと安心です。

オンラインセミナー参加者対応を行う

オンラインセミナー開始の15分前くらいから、セミナー参加者のオンラインでの入場を許可することが多いです。

それと同時に、参加者からも直前に「欠席します」「遅れます」「ログインできません」等の連絡が主催者に来ることがあります。

それらの対応のためのスタッフも必ず一人はスタンバイしておくようにしましょう。

【開催後】オンラインセミナー後にやること

無事にオンラインセミナーが終了した後に行うことを列挙し、説明します。

講師にお礼のメールを送る

オンラインセミナー終了後、できるだけ当日に講師へお礼のメールを送るようにしましょう。

講師に喜ばれるお礼メールを書くためには、正しい言い回しや形式に配慮するだけでなく、具体的な主催者・参加者の声や感想を盛り込むことが重要です。

詳しくは、「講演会のお礼メールですぐ使える例文を紹介!好印象な文章を書くコツ・適切な時期なども解説」を参考にしてみてください。

参加者にお礼のメールを送る

オンラインセミナー参加者にも、できるだけ早く(セミナー当日か翌日には)参加お礼のメールを送りましょう。

セミナーに参加していただいた感謝を述べるのは言うまでもなく、主催者が参加者に知ってもらいたいサービスや商品の宣伝などもさりげなく伝えるのは重要なことです。

参加者のアンケート結果で自社サービス・商品に興味を示す参加者がいた場合は、個別に営業電話をすることも良いでしょう。

セミナーの目的・目標に沿った参加者のフォローを行いましょう。

アンケート結果を見てのオンラインセミナーの振り返り

参加者からのアンケート結果を振り返る時間を必ず持ちましょう。

オンラインセミナーへの感想、講師に対する感想、その他司会や通信状況に対する意見、サービス・商品についての興味の有無など、アンケート内容を分析して次回のセミナーに活かしたり、自社の営業活動やプロモーションに活かすようにしましょう。

まとめ

以上、オンラインセミナーのやり方について、セミナー準備・セミナー当日・セミナー終了後にすることをまとめてご紹介しました。

オンラインセミナー開催が初心者のご担当者様は、ご紹介したやり方を順番にチェックしていただければ上手く開催することができるでしょう。ぜひ参考にしてください。

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