講演会・セミナー・講演依頼は講師派遣ナビコラム・インタビュー【例文あり】講師への依頼文の書き方・記載すべき9項目を解説│依頼タイミングや注意点も

【例文あり】講師への依頼文の書き方・記載すべき9項目を解説│依頼タイミングや注意点も

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日刊スポーツ
講師派遣NAVI事務局

目次
  1. 講師への依頼例文と、記載すべき9つの項目
  2. 講師への依頼文はどのような方法で送る?
  3. 依頼文は開催日のどのくらい前に送る?
  4. 講演依頼で失礼のないよう、注意する3つのポイント
    1. 1.複数の講師にまとめて依頼を送らない。
    2. 2.依頼後にオファーの内容を変えない。
    3. 3.依頼が確定する期限を明記する。
  5. 講師への講演依頼でつまずいたときは「業者」利用を検討するのもおすすめ
  6. まとめ

「有名講師に、講演会への出演オファーを送りたい(しかし初めてで勝手がわからない)」
「講師に失礼の無い、講演会出演の『依頼文』を送りたい」

そういった方のために、この記事では「講師への依頼文作成・出演オファー」に関するノウハウを、講師派遣サービスを運営するプロの視点から解説いたします。

【この記事でわかること】
・講師に送る「依頼文」の事例(テンプレート)
・依頼文に必ず記載すべき項目
・依頼文の望ましい形式
・依頼文を送るベストな時期
・講演依頼の際、マナーとして注意すべきポイント

講師への依頼例文と、記載すべき9つの項目

はじめに講師への出演依頼で使用する、「依頼文」の事例と記載すべき内容について見ていきましょう。

講師へ講演の依頼書を作成する際は

  • 日時や場所・謝礼などの必要事項
  • 講演会を開催する目的とゴール
  • なぜその講師の方を指名したのか(講師に何を期待しているか)

の3点を明確にする必要があります。

というのも、講師はスケジュールの空きや報酬といった条件面以外に「どういった組織・団体が主催する講演会なのか」「主催者が自分にどんな話や立ち回りを求めているのか」「自分が講師を務めることで、主催者の目的を達成できるのか」といった要素を複合的に加味し、最終的に出講の可否を決断するためです。

以下のテンプレートは、講師に講演を依頼する際の「依頼状の例文」となります。

【依頼文の例】


〇〇年〇月〇日

株式会社〇〇
役職名 〇〇〇〇様

セミナー講師のご依頼

拝啓 〇〇先生におかれましてはますますご活躍のこととお慶び申し上げます。
株式会社〇〇の【担当者名】と申します。

この度、〇月に開催する社員研修にて、〇〇先生に講演講師をお願いしたくご連絡を差し上げました。概要を下記にまとめております。

ご多用の折、大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。

敬具  

■主催:株式会社〇〇
■日時:〇〇年△月✕日 15時00分~17時00分
■会場:弊社オフィス(東京都〇〇区〇〇)
■目的:社員研修
■対象:30~40代の管理職向け(約100人程度)
■内容:管理職向けの人材マネジメント研修
■謝礼:〇〇万円(税別)、別途交通費

■ご依頼目的の詳細について

株式会社〇〇では、就職・転職情報の提供や人材派遣・紹介といった人材サービスを主たる業務として取り組んでおります。弊社では過去10年に渡り、管理職の育成を目的とする自社研修を年に一度のペースで開催してまいりました。この度は人材マネジメントの能力に定評のある〇〇先生に、管理職に求められる役割や業務内容について改めてご教授していただきたく、講演をご依頼させていただきました。

研修では「適切な部下への指導方法」や「チームの目標設定について」「リスクの想定と解決策の実行方法」など、マネジメント職に必要なスキルに関して、お話し聞かせていただけますと幸いです。

以上、ご検討のうえ、お返事いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇
人事部 〇〇〇〇
080-0000-0000
ha××*××××@mail.com

【PDFダウンロード】

上記の例文を踏まえ「依頼状に記載すべき項目」は以下のとおりです。

【必須項目】

  1. 主催者名
  2. 開催日時
  3. 会場(形式はリアルか・オンラインか)
  4. 講演会の目的
  5. 参加者の属性(年齢や性別・役職など)と人数
  6. 講演内容
  7. 謝礼額
  8. 詳細な講演会の趣旨や目的
  9. 講師へ期待する具体的な役割

依頼文では受け取った講師が「出講の可否判断」に悩まないよう、日時や会場・講演会の内容といった必須項目を、漏れなく正確に記載することが重要です。

また前向きに出講を検討いただくためにも、「〇〇先生のお話しは、今回の参加者にとって非常にニーズがある」「〇〇先生だからこそ出演してほしい」といった講師と講演テーマとの親和性の高さ、あるいは主催者側の熱意などが講師へ適切に伝わる文章作成も意識したいところです。

講師への依頼文はどのような方法で送る?

講師へ依頼文を送る方法ですが、一般的には

  • 電子メール
  • 手紙(郵送)

どちらかの手法を取るケースが多いようです。

問い合わせ先の住所やメールアドレスは、通常、講師個人のホームページ・もしくは所属する事務所や団体のホームページから確認することが可能です。

電子メールにて依頼文を送る際は、数あるメールに埋もれてしまわないよう、講師側の目に留まりやすい「タイトル文」を工夫すると良いでしょう。

また多少やり取りに手間はかかるものの「講師に出講希望の熱意を手書きで伝えたい」という場合は、直筆の「郵送」にこだわるのが良いかもしれません。

依頼文は開催日のどのくらい前に送る?

依頼文を講師へ送るベストなタイミングは、講演日の3~6カ月前です。

理由としては、講師との打ち合わせや必要機材・台本の準備といった「本番までに必要な工程」を想定すると、遅くとも3カ月前には出講を打診しておくことが望ましいためです。

中には開催日の1~2か月前に「講師依頼」のご相談をいただくケースもありますが

・希望する講師の予定がすでに埋まってしまい、オファーできない可能性がある
・準備や打ち合わせのスケジュールがタイトになり、講師・主催者側ともに負担が大きくなる

といった懸念が想定されます。依頼したい講師の選定が済んだら、なるべく早いタイミングでオファーをかけるのがおすすめです。

ただし「講演会の1年前」など、依頼のタイミングがあまりに早すぎる場合も「(メディア出演など本業の予定が未確定のため)現時点では日時を確定できない」という理由で、逆に講師側から断られてしまう可能性があります。

以上を踏まえて、講演会開催日の3~6カ月前には依頼文を講師へ送付できるよう、計画的に講師の選定や依頼文の作成を進めておくことが望ましいでしょう。

講演依頼で失礼のないよう、注意する3つのポイント

依頼文の文章表現や敬語の使い方に気を配るのはもちろんですが、その他にも講師へ失礼がないよう「気を配るべきポイント」が存在します。

講演依頼時に気を付けたい、注意すべき3つのポイントについて解説します。

1.複数の講師にまとめて依頼を送らない。

1つ目の注意すべきポイントは、複数の講師に同時並行でオファーを送らないことです。

一斉に出講依頼をしてしまうと、何名かの講師に日程調整や内容を検討してもらっておきながら、実際に依頼する1名以外は、すべてオファーを断ることになってしまうためです。

そうすると講師側にも迷惑をかける上、主催者側の心象も悪くなってしまうため、今後の関係づくりや講演依頼が難しくなるといった弊害も考えられます。

依頼する際は講師に優先順位をつけ、本番までの期間に余裕をもって、1名ずつ依頼をかけていくようにしましょう。

2.依頼後にオファーの内容を変えない。

2つ目の注意すべきポイントは、依頼文の送付後に、オファーの内容や講演会の詳細を変更しないことです。

オファーの承諾後に開催日時に変更があったり、講演の中身が変わったりすると、講師に対して失礼なのはもちろん、出講の可否そのものに変更が出てしまう可能性も考えられます。

例えば、当初は講演会の出演のみを依頼していたものの、途中で「講演後の懇親会にも参加してほしい」と追加のオファーをし、講師に迷惑をかけるといったケースがこれに該当します。

講師への依頼は主催者側の内部で合意を取り、内容を確定させてから送るようにしましょう。

3.依頼が確定する期限を明記する。

3つ目の注意すべきポイントは、講師への講演依頼が「仮押さえ」から「確定」になる期限を、あらかじめ講師側に伝えておくということです。

会社が主催する講演会などでは、講師から出演のOKを頂いたにもかかわらず、社内稟議や役員会議などの事情で、オファーの確定までに時間がかかるケースが少なくありません。

講師側には日程を空けて待機してもらっている状態となるため、なるべく迷惑をかけないよう、あらかじめ「稟議等の結果がわかる期日」を伝えておくのがマナーです。

このとき講師への打診から結果を伝えるまでの期間がなるべく短期になるよう、社内稟議や打ち合わせ等を最終段階まで進めておくといった配慮があると良いでしょう。

講師への講演依頼でつまずいたときは「業者」利用を検討するのもおすすめ

ここまで依頼文の作成方法や講演依頼の詳細について解説しましたが、講師のオファーや本番当日までの準備・やり取りなどを、すべて自力でおこなうには多大な労力が必要となります。

・呼びたい講師は決まったが、打診するルートがわからない(または打診してみたものの返事をもらえない)。
・依頼文の作成をはじめ、講演開催が初めてで何から手を付けてよいかわからない。
・そもそも何を基準に講師を選べば良いかわからない

こういった悩みに直面されているのであれば、講師の提案から出演の打診・当日までのフォローを一括で任せられる「講師派遣サービス」を利用すると良いかもしれません。

講師派遣のプロに仲介を依頼することで、講師との日程調整や宣伝に使用するプロフィール情報・写真の手配・ゲラのチェックなど、細やかなやり取りをすべて任せることが可能です。

「初めての講師依頼で勝手がわからず不安」という方は、一度プロの業者を利用することも視野に入れてみてはいかがでしょうか。

日刊スポーツの「講師派遣NAVI」詳細を見る。

まとめ

「講師への依頼文作成・出演オファー」に関して解説いたしました。

講師に文章で依頼を打診する際は、一読すれば講師がオファーの具体的な内容を理解できる、漏れなくわかりやすい「依頼文」を作成する必要があります。

・日時や場所・謝礼などの必要事項
・講演会を開催する目的とゴール
・なぜその講師を指名したのか
(講師に何を期待しているか)

この3点が正確に伝わることを意識して、講師が前向きに依頼を受けたくなるような依頼文を、ぜひ作成していただければと思います。

また「講師へのオファーが思うように進まない」とお困りの際は、日刊スポーツの「講師派遣NAVI」へ相談するのがおすすめです。

仲介のプロが講師とのやり取りを一手に引き受けるため、依頼文の作成や出演交渉・本番までの対応といった難しい作業は一切必要ありません。

興味のある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。


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講師紹介のWEBサイト「講師派遣ナビ」の事務局を運営し、講演依頼サービス事業を行っています。 講演会・セミナー・スポーツ教室など、当社で培ったノウハウとネットワークより、ご要望にあった講師を紹介・サポートさせていただきます。

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