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【無料ダウンロード】オンラインセミナー参加者向け注意事項とポイントを解説

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「オンラインセミナーの注意事項って何を書けばいいの?」

オンラインセミナーを主催するにあたって、参加者にどのような注意事項を伝えるべきか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

コロナ禍において需要の高まっているオンラインセミナーは、対面で行うセミナーよりも注意事項を多く伝える必要があります。

今回は、オンラインセミナーを主催するにあたって、参加者に伝える注意事項をまとめて紹介します。

注意事項に関連する補足もあわせて説明しているので、オンラインセミナーを主催する予定の企業担当者や講師の方はぜひ参考にしてください。


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目次
  1. オンラインセミナー参加者に向けた主な注意事項
    1. オンラインセミナー申込時に伝える注意事項
    2. オンラインセミナー当日に伝える注意事項
  2. オンラインセミナーの注意事項に関する補足説明
    1. 使用ツールについてあらかじめ周知しておく
    2. 著作権については必ず参加者に周知しておく
    3. 回線トラブルがあることを想定しておく
    4. 主催者は参加者からの緊急連絡に対応できるようにしておく
    5. 主催者と参加者には温度差があるという認識を持っておく
    6. 背景画像に注意事項を表示設定しておく
  3. まとめ

オンラインセミナー参加者に向けた主な注意事項

ここでは、オンラインセミナーを主催するにあたって、申し込み手続きを済ませた参加者に伝えておきたい注意事項の例をまとめています。

以下にまとめているオンラインセミナーの注意事項の中から、自社のオンラインセミナーにふさわしい項目を使ってください。

オンラインセミナー申込時に伝える注意事項

オンラインセミナー申込時
  • 対象ツール(Zoomなど)を使用可能であることを確認してください
  • 対象ツールを事前にダウンロードしてください
  • ツールのダウンロードはこちらから(URLもあわせて掲載)
  • Webブラウザで参加する方はこちらから(URLもあわせて掲載)
  • 登録メールに記載されたURLから開催時刻に参加してください
  • 参加ページのURLは第三者への譲渡はできません
  • 当日使用する資料についてはこちらからダウンロードしてください
  • 当日は○時から入室可能です
  • 事前に配信しているメールに記載されたURLから参加してください
  • インターネット環境の安定している場所での参加を推奨します
  • スマートフォン以外の電話では参加できないのでご了承ください
  • ホスト入室までは待機室でお待ちください
  • 待機画面には「ホストが本ウェビナーを開始するまでお待ちください」と表示されます
  • 入室後は画面中央に表示される「コンピューターでオーディオに参加」をクリックしてください

オンラインセミナー申込時にあらかじめ参加者に伝える注意事項です。当日になって慌てないように、ツール(ZOOMなど)の準備を忘れないように参加者に伝えましょう。

オンラインセミナー当日に伝える注意事項

オンラインセミナー当日
  • 参加者名はわかりやすい名称を表示させてください
  • 音声はミュート(消音)にしてください
  • 当セミナーの音声・画面を記録・複製・販売することは禁止しています
  • 講演映像の録画・スクリーンショットなどによる撮影はご遠慮ください
  • 映像や音声が乱れる場合は一度退出してから、再度ご視聴をお試しください
  • 休憩時間は○時〜○時までです(休憩時間がない場合はその旨を記載)
  • 席を離れる際は音声・画面をオフにしてください
  • 最後にアンケートのご協力をお願いいたします

オンラインセミナー当日は、上記のような注意事項を口頭やオンライン画面上で伝えます。

また、アンケートの回答やSNSでの発信を促すような、オンラインセミナーに関する内容を注意事項として記載するのもおすすめです。

上記で挙げた項目を、次に解説する補足説明の内容も加味したうえで自社で提案する注意事項として作成してみてください。

オンラインセミナーの注意事項に関する補足説明

上述した注意事項の補足説明を詳しく説明します。

使用ツールについてあらかじめ周知しておく

オンラインセミナー当日に使用するツールが何か、注意事項内に記載しておきましょう。

例えばZoomの場合、参加すると同時にマイクがオンになっていることも多いため、参加と同時にオフにしてもらうような注意事項を記載しておくといったイメージです。

また、参加者がツールを迷わずスムーズに使えるよう、注意事項の中にツールのダウンロード方法やログインURLなどを記載しておくと良いでしょう。

著作権については必ず参加者に周知しておく

昨今急増しているオンラインセミナーでは、ルールを把握しきれていないせいで、主催者や参加者がうっかり著作権を侵害してしまうケースが少なくありません。

例えば講師のセミナー資料を参加者がスクリーンショットを撮り、SNSに無断で公開してトラブルが発生した場合、その責任の所在は主催者になります。

ですので、セミナー開催前には著作権を侵害する行為(セミナーの音声・画面を記録・複製・販売・SNS投稿等)は禁止であることを参加者に必ず伝えなければいけません。

オンラインセミナーの著作権に関しては「オンラインセミナーにも著作権がある!侵害しないポイントとOK・NG例を解説」に詳しく書いていますので参考にしてみてください。

回線トラブルがあることを想定しておく

Zoomなどのオンラインツールは、通信環境による回線トラブルが多いことを想定しておきましょう。

「一度退出して再度入り直す」など、回線がストップしてしまった場合の対処法を記載しておくことで、参加者がトラブルに対して抱く不安を解消できます。

また、録画した動画を流す場合のセミナーであれば、動画のデータサイズが重くなりすぎないようにしましょう。

動画が重いとスムーズに視聴できず、離脱の原因になってしまうのでできる限り動画のデータサイズを小さくするなど、しっかり配慮しておくことが大切です。

主催者は参加者からの緊急連絡に対応できるようにしておく

参加者がセミナー中に主催者(司会者や運営者)に対して緊急連絡を取りたいことがあるかもしれません。

例えば参加者が、セミナー中に音声が聞こえなくなったので一旦退席する旨を伝えたいときなどは、参加者が主催者にスムーズに連絡が取れるようにしておいたほうが親切です。

一般的にはオンラインツールのチャット機能で運営者に連絡をする方法がありますが、運営者が他の参加者と見分がつきにくかったりすることもあります。

そのため、運営者や司会者は、他のオンライン参加者とは明確に区別がつくように自身の表示名や背景画像を分かりやすく変えたり、緊急の電話番号をあらかじめ注意事項に記しておくのも方法の一つです。

主催者と参加者には温度差があるという認識を持っておく

オンラインセミナーは、主催者と参加者がリアルで顔を合わせられないため、ある程度の「温度差」があると認識して持っておいた方が良いでしょう。

温度感の違いを示す主な例として、参加者の顔出しに関する事が挙げられるでしょう。

セミナー中の顔出しは強制しないようにした方が無難です。

一般参加者の多くは、セミナー中の顔出しに抵抗感を持っていることが多いです。また、気楽にオンラインセミナーに参加したいと考えている参加者も多く、顔出しを強制されることで参加する意思が揺らいでしまう可能性もあります。

とはいえ、顔出ししてもらうことで講師が話しやすくなるメリットもあるため、あくまで「強制しない」ことを前提に、可能な限りの顔出しをお願いするのも良いでしょう。

背景画像に注意事項を表示設定しておく

待機画面に設定している背景画像に、オンラインセミナーの注意事項を記載しておくことで当日の流れがスムーズになります。

背景画像を出すタイミングは、セミナー開催前・終了後などです。

オンラインセミナー開催前

開催前の背景画像には、状況にもよりますが、以下の項目を記載するのが良いでしょう。

  • 講演タイトル(日付・講師名など)
  • 注意事項(録画禁止・視聴環境など)
  • 質問の入力方法(チャットの使用方法など)
  • 講演後のアンケートフォームの入力方法
  • ミュート・顔出しのやり方
  • 表示名の変更方法(苗字を書いてもらうなど)
  • 困った時の主催者への連絡先(スタッフ名など)
  • セミナーを録画していることへの了承

開催前の背景画像は、セミナーの内容や注意事項の記載されたものに設定しましょう。

PowerPointのスライド機能を利用して、10秒間隔で案内する内容が切り替わるよう配慮することで、開催前の待ち時間がストレスに感じにくくなります。

オンラインセミナー終了後

終了後の背景画像には、セミナーに参加して頂いたことのお礼を記載しておくと良いでしょう。

また、アンケートフォームの案内について改めて記載することで、参加者がスムーズにアンケートに回答できます。

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こちらのリンクから無料ダウンロードできるので、ぜひご利用ください。

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まとめ

今回は、オンラインセミナー主催にあたって参加者に提案したい注意事項の例を紹介しました。

注意事項をまとめてわかりやすく提案するだけではなく、使用ツールや回線トラブル時に関する補足説明を細かく記載しておくことも効果的です。注意事項に関する資料は、一度作成しておくとずっと使えるので、この機会にしっかり作成してみてはいかがでしょうか?

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