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【講演会準備の徹底ガイド】当日までの流れや必要な作業・持ち物リストなど

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日刊スポーツ
講師派遣NAVI事務局

目次
  1. 講演会当日までの流れと必要な準備作業
    1. 1.講演会の企画
    2. 2.会場の手配
    3. 3.講師の手配
    4. 4.講師との打ち合わせ
    5. 5.運営マニュアル・台本の作成
    6. 6.備品・設備の確認
    7. 7.講師の宿泊施設の手配
    8. 8.講演会の告知
    9. 9.講演会の開催(当日)
  2. 講演会に必要な持ち物チェックリスト
  3. 講演会成功のために確認すべき3つの項目
    1. 1.PCや電子機器の接続確認
    2. 2.講師の移動手段の確認
    3. 3.講演会のテーマについて講師と最終確認
  4. 面倒な講演会準備なら、講師派遣のプロに依頼するのもおすすめ
  5. まとめ

講演会を成功させるためには、本番までの流れを把握した上で、必要な準備を計画的に進めていく必要があります。

この記事では

  • 講演会までの流れと準備

  • 必要な準備物・持ち物リスト

  • 講演会成功のために確認すべき項目

  • といった「講演会準備」に関する内容について、具体的に説明します。

    講演会を開催された経験がある方も、これからはじめて講演会を主催する方も、ぜひ参考にしていただければ幸いです。

    講演会当日までの流れと必要な準備作業

    まずは講演会の開催が決定してから、当日にいたるまでの大まかな流れと、必要な準備作業について見ていきましょう。

    当日までの全体像を把握しておくことで、本番までの準備やスケジュール設定をよりスムーズかつ効率的に行うことが可能です。

    講演会までの大まかな流れ・必要な準備
    1.講演会の企画
    2.会場の手配
    3.講師の手配
    4.講師との打ちあわせ
    5.運営マニュアル・台本の作成
    6.備品・設備の確認
    7.講師の宿泊施設・交通手段の手配
    8.講演会の告知
    9.講演会の開催

    それぞれの詳しい内容について解説します。

    1.講演会の企画

    まず講演会の企画では「どんなテーマで・誰に・何を伝えたいか」といった趣旨や目的を具体的に決めることが重要です。

    講演会のターゲットを明確にし、参加者が興味・関心を持てる内容で企画を立てましょう。

    2.会場の手配

    開催日時が決まったタイミングで、早めに会場の手配を行います。

    【会場選びで考慮すべき項目】

    • 会場の広さ・席数は適切か
    • アクセスは良いか
    • 講演会に必要な備品・設備はあるか(無料か有料か)
    • 料金は予算内か

    手配の際は条件に合致した会場を複数リストアップし、優先度の高い順に予約の可否を確認していくと良いでしょう。

    3.講師の手配

    講演会の内容が決まったら、テーマに沿って適切な講師を手配しましょう。

    既に依頼したい講師が決まっている場合は、メールもしくは書面にて出演依頼の旨を伝えます。その際に「講師の派遣サービス」を利用することで、個人でのアポ取りが難しい著名な講師にも、スムーズに打診を行うことが可能です。

    講師に講演を依頼する際は、あらかじめ呼びたい講師に優先順位をつけ、優先度の高い講師から順に打診を行っていきましょう。

    ■講師へ打診するタイミング

    講師に講演依頼を打診するベストな時期は、ずばり「講演会の3~6ヶ月前」です。

    本番の1~2か月前に打診してしまうと、講師の日程が既に埋まっていたり打ち合わせが慌ただしくなったりといったリスクがあるため、ある程度日程に余裕をもってオファーをかけるのがおすすめです。

    一方、それ以上早い時期(半年以上前など)に依頼してしまうと、講師自身の予定がまだ未定なケースが多いため「もう少し後に打診してほしい」と断られてしまう可能性があります。

    ■講師への謝礼金額の目安

    講師へ支払う謝礼金の目安額は、以下の通りです。

    • 比較的多いのは、1講演20~50万円程度
    • 知名度が高い講師は50~100万円
    • 著名人の中でも特に実績が高い方は100万~200万円前後
      ※あくまでおおよその目安です

    テレビなどのメディアに数多く出演しているなど、知名度のある講師ほど出演料が高い傾向にあります。

    4.講師との打ち合わせ

    講演会の日程や講師が決まったら、改めて講師にテーマやターゲットを伝え、内容の詳細について打ち合わせを行います。

    また備品や設備周りの準備のため、以下の項目について早めに講師に確認しておきましょう。

    • 講演方法(立ってするのか座ってするのか)
    • パソコンは必要か、持参するか(Windowsか・Macか)
    • マイクの希望(ハンドマイク、ピンマイク、マイクスタンドなど)
    • 配布物はあるか
    • その他、主催側が準備するものはあるか

    など

    5.運営マニュアル・台本の作成

    講演会をスムーズに進行するための、運営マニュアルを作成します。また当日の進行表に伴い、本番用の司会台本の作成も必要です。

    ■運営マニュアル

    セミナー概要やタイムスケジュール・各作業の担当者・緊急時の対応などを記載した運営マニュアルを作成すると、作業の抜けや漏れを防ぐことができます。

    ■進行表

    講演会当日の流れやスタッフの動きをまとめます。運営スタッフの会場入りから片付けを含む完了時間まで、ひと目で全体像を把握できるタイムスケジュールを作成します。

    ■司会者の台本

    当日の進行を行うための司会者台本を作成します。台本は早めに作成し、本番に言い間違えないよう繰り返し練習しておくことが望ましいでしょう。

    【司会台本に必要な内容】

    • 開演前の挨拶
    • 注意事項
    • 開演の挨拶
    • 講師の紹介
    • 講師の退場
    • 講演後の挨拶・お礼

    また講師との複雑なラリーが求められるなど、高度な司会能力が求められる場合であれば、フリーアナウンサーのようなプロの司会者に出演依頼をするのも1つの方法です。

    講師依頼NAVIでは、講師への打診だけでなく、プロの司会者探し・手配まで依頼することが可能です。

    6.備品・設備の確認

    講演会に必要な備品や照明・音響環境など、会場の設備について事前によく確認しておきましょう。

    【会場設備・備品で確認すべき内容】

    • 椅子や机などはあるか?
    • 演台はあるか?
    • 空調の設定は適切か?操作方法は?
    • 音響状況の確認・マイクはどういった種類か?
    • 動画や音声データを流すことができる環境か?スクリーン状況は?
    • 講演会に沿ったレイアウトができるか?
    • 控室はどのような部屋を用意できるか?
    • その他、講師が必要とするものを準備できるか?

    会場のレイアウトに関しては、ステージや席が固定の場合とそうでない場合があります。

    ステージや席が固定ではない場合、主に以下のようなレイアウトがあります。

    シアター形式 机を置かず、椅子をシアターのように並べるレイアウト。
    机を置かない分、より多くの参加者を入れることができます。
    スクール形式 長机を置いて椅子を並べるレイアウト。
    勉強会や研修などでよく使われますが、机を並べる分、収容人数は限られます。
    アイランド形式 島を作るように机を並べ、参加者同士が向き合う形になるレイアウト。
    グループワークやディスカッションがある場合、使い勝手が良い構成です。

    7.講師の宿泊施設の手配

    講師を遠方へお呼びする場合、講師のスケジュールを確認し、宿泊施設の手配や交通手段の確保を必要に応じて行います。

    あるいは講師側がご自身で宿や交通手段の手配を行い、後から領収書をいただいて精算するケースもあります。

    8.講演会の告知

    講演会の詳細が確定したら、必要に応じて告知を行います。

    主な告知方法として、以下のようなものがあります。

    • ポスターやチラシを作成して掲示・配布を行う
    • 告知用のポータルサイトでアナウンスする
    • HPやSNS・ブログなどで告知を行う
    • インターネット広告を活用する(Googleやfacebook、Twitterなど)

    インターネット広告はターゲットの年齢や地域などを絞れるため、講演会へ参加してほしい層へ効率的に案内を届けることができます。(インターネットなどからの無断転用は著作権侵害の恐れがあるためお控えください。)

    【告知の際に必要な情報】

    講演会のタイトル・開催日時・会場・講演会の内容・参加費・主催者・申し込み方法・連絡先・講師のプロフィールと顔写真・会場までのアクセス 等

    また講師のプロフィールや写真・紹介文は、あらかじめ講師側に依頼し、データを送ってもらうと良いでしょう。

    9.講演会の開催(当日)

    講演会を開催します。

    当日は最終確認として、講演の始まる直前に、あらためて講師に向けて「講演会の趣旨や目的」を伝えると良いでしょう。

    また講演会後は本番の翌日~1週間以内を目安に、速やかにお礼状・お礼メールの送付を行います。
    このとき「講演会で感銘を受けたポイント」やアンケートで集めた「参加者の感想」などを書き添えると、講師からの心象も良くなります。

    以上、講演会までの大まかな流れと必要な準備作業について説明しました。
    次章では、講演会に必要な「準備物」に関して見ていきましょう。

    講演会に必要な持ち物チェックリスト

    本番直前にバタバタしないためにも、あらかじめ必要な持ち物リストを作成し早めに準備へ取り掛かりましょう。

    必要な持ち物には「講演自体に関わるもの」と「講師のために準備するもの」そして「その他、運営に必要なもの」の3分類があります。

    【講演自体に関わるもの】

    • 演台
    • マイク
    • ノートPC
    • Wi-Fi(インターネット環境)
    • プロジェクター
    • スクリーン
    • ホワイトボード
    • マーカー
    • 指示棒・レーザーポインタ
    • レジュメなどの配布物

    など

    【講師のために準備するもの】

    • 飲み物
    • お弁当・軽食
    • ウェットティッシュ(アルコール除菌)
    • 全身鏡
    • ハンガーラック
    • その他、講師から要望されたもの

    など

    【その他、運営に必要なもの】

    • 受付表
    • 名刺入れ
    • 文房具(ボールペン、はさみ、メモ帳、クリップ、ガムテープなど)
    • ゴミ袋
    • 当日用のチケット
    • 配布用パンフレット

    など

    その他、講演会のスタイルや講師の要望に合わせて必要な準備物の内容は異なります。
    事前にチェックリストを作成し、余裕を持って準備を進めるようにしましょう。

    講演会成功のために確認すべき3つの項目

    最後に、講演会を成功させるために事前に確認すべき「3つの項目」についてご紹介します。

    1. PCや電子機器の接続確認
    2. 講師の移動手段の確認
    3. 講演会のテーマについて講師と最終確認

    1.PCや電子機器の接続確認

    1つ目の確認すべき項目は、講演会で使用するPCや機器の「接続状況」についてです。

    たとえば、会場のプロジェクター端子が「VGA」、講師のPC端子が「HDMI」の場合、接続するために別途「変換アダプタ」を用意する必要があります。

    また使用するPCが「Windows」か「Mac」かによって、変換ケーブルの要不要が変わる可能性があります。

    • そもそも講師がPCを持参するのか?主催者側で用意するのか?
    • PCとプロジェクターの接続端子はどの仕様か?
    • PCとプロジェクターは接続できるか?別途ケーブルは必要か?

    といった項目について、あらかじめよく確認し、必要に応じて備品の準備を行いましょう。

    2.講師の移動手段の確認

    2つ目の確認すべき項目は、電車で来られるのか・自家用車で来られるのかといった講師の「移動手段」についてです。

    移動手段を把握しておくことで、公共交通機関の遅延や自動車道の渋滞など、状況に応じて適切な対処方法を検討できるためです。

    自家用車で会場入りされる場合、駐車場の手配などが必要なケースもあります。

    3.講演会のテーマについて講師と最終確認

    3つ目の重要な項目は、講演会のテーマに関して講師と最終確認を行うことです。

    講演会を成功させる上で「講演開始の直前に、控室などで講師へ講演会の趣旨・概要について改めてお伝えすること」はとても重要です。

    「今日の講演会ではどういったゴールに向けて、どんな趣旨で話してほしいか」「入場者数はどのくらいか」「どんな層(年齢や役職など)が聞きに来られているか」など、最後に講演会の概要や意図を講師にあらためて確認することで、より主催者側の希望に沿った講演を行ってもらえるためです。

    講演会の完成度を高めるためにも、本番前の最終確認として、講師とすり合わせをすることをおすすめします。

    以上、講演会を成功させるために実践したい3つのポイントでした。

    面倒な講演会準備なら、講師派遣のプロに依頼するのもおすすめ

    ここまで「講演会に必要な準備内容」についてお話ししてきましたが、慣れない講演会の準備を個人が一手に引き受ける苦労は、並大抵のことではありません。

    「はじめての講演会準備で、何から手を付ければいいかわからない」
    「講演会や講師選びのプロに相談したい」

    そんな方は、日刊スポーツが提供する講師派遣サービス「講師派遣NAVI」を検討していただくと良いかもしれません。

    講師派遣Naviを利用すれば、講演会の準備に関して以下のようなサポートを受けることが可能です。

    • 「当日までの流れ」「何の準備を、どういった日取りで行えばいいか」などを、過去のノウハウをもとに主催者へ提案する
    • 講演会のジャンルと予算を伝えるだけで、おすすめの講師を複数名ピックアップし提案する
    • 条件に合わせて希望の講師に依頼し、スケジュールを押さえる
    • 講師の移動便・宿泊施設の手配を代理で行う
    • 講師とやり取りし、講師が希望する準備物の要不要を確認し、主催者側へアドバイスを行う(ホワイトボードやプロジェクター・スクリーンはいるのか?PCは講師が持参する?資料の事前配布は必要?など)
    • 告知物(チラシやHP等)に使用する講師のプロフィール情報や写真の手配・完成した広告物のゲラチェック等を、代理で講師へ依頼する

    「講演会の準備や講師選びについて、まずは話を聞いてみたい」という方は、ぜひ気軽に「講演派遣Navi」へお問い合わせください。

    → 「講演派遣NAVIを利用する流れ」について

    まとめ

    講演会本番までの準備について、必要な行動や準備物について解説いたしました。

    講演会を成功させるためには、まず本番までの流れや必要な準備内容を把握し、漏れのないよう計画的に作業を進めることが大切です。

    講演会までの大まかな流れ・必要な準備

    1. 講演会の企画
    2. 会場の手配
    3. 講師の手配
    4. 講師との打ちあわせ
    5. 運営マニュアル・台本の作成
    6. 備品・設備の確認
    7. 講師の宿泊施設・交通手段の手配
    8. 講演会の告知
    9. 講演会の開催

    ぜひ講演会を成功させるためにも、本記事でご紹介した要点を踏まえながら、スケジュールに余裕をもって準備を進めていきましょう。

    また日刊スポーツの提供サービス「講師派遣NAVI」を利用すれば、講演会までに必要な作業や準備について、講演会のプロが万全なサポートを行います。

    興味のある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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